Zes carrièretips voor personal assistants

1. Leer prioriteiten te stellen

Heb je het gevoel dat er niet genoeg uren in een dag zitten? Tijd om prioriteiten te stellen! Dat betekent dat je een duidelijk overzicht hebt van wat er gedaan moet worden, hoeveel tijd elke taak kost, wat de deadlines zijn en hoe belangrijk elke taak is. Nicole: “Loop elke dag even door je to do list heen om de balans op te maken. Welke zaken kunnen uitgesteld worden, en zijn er dingen die je kunt schrappen?” Een cursus time management is een goede investering. Kandidaten die via Walters People aan het werk gaan kunnen deze cursus gratis volgen via de Walters People Academy. 

2. Blokkeer tijd in je agenda

Je kent ze wel; taken die van to do list naar to do list verhuizen. Vaak zijn het grotere projecten waar je echt even in moet duiken. Er is altijd wel een reden om het een dagje uit te stellen. Zet de taak in je agenda alsof het een vergadering is. Als het mogelijk is kun je zelfs een vergaderruimte inboeken, zodat je de neiging om het uit te stellen nog meer onderdrukt. Nicole: “Laat je manager ook weten dat je die dag iets gaat aanleveren. Zo timmer je alle uitvluchten voor jezelf dicht. Je zult zien dat je met een uurtje focussen bergen werk kunt verzetten.” 

3. Maak een centrale to do list voor je manager

Maak een Excel document met een overzicht van alle taken en projecten waaraan je werkt. Loop dagelijks je email door om de lijst up to date te houden. Gebruik kleurcodes om de prioriteit van de taken aan te geven en losse tabs voor grotere projecten. Nicole: “Je manager kan zo op elk moment van de dag kijken wat de status is van een taak. Ook zaken die op de lange termijn gedaan moeten worden vallen zo nooit van de radar.”

4. Vraag om input

Zorg ervoor dat je niet alleen openstaat voor feedback, ga er actief naar op zoek. Vraag je manager en je collega’s hoe jij de organisatie nog beter van dienst kunt zijn. Misschien zijn er processen die niet voor iedereen prettig werken en kun jij die efficiënter inrichten. Dit kost even wat extra tijd, maar betaalt zich snel terug in zowel tijd als waardering. Ook als het gaat om je persoonlijke functioneren is het belangrijk om te vragen wat je kunt verbeteren. Daarna is het ook gemakkelijker om zelf feedback te geven aan je manager of je collega’s, en ontstaat er een situatie waarin meer open met elkaar gecommuniceerd wordt. Nicole: “Vergeet ook niet om complimenten te geven, ook aan je manager. Dit voelt misschien gek, maar iedereen vindt het fijn om gewaardeerd te worden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat een presentatie erg interessant was, of dat hij een gestresste werknemer goed op zijn gemak heeft gesteld.”

5. Blijf op de hoogte

Zorg ervoor dat je altijd up to date informatie paraat hebt over alle onderwerpen waar de projecten waar je manager mee bezig is. Zo hoef je niet veel vragen te stellen als iemand iets nodig heeft en kun je inkomende verzoeken beter filteren. Houd je oren en ogen goed open zodat je zo veel mogelijk meekrijgt van wat er speelt. Nicole: “Het is belangrijk dat je de organisatie door en door kent. Of je manager nou vraagt wanneer dat evenement ook alweer was, of wie er verantwoordelijk is voor het aanpassen van informatie in een systeem – jij kunt hem direct antwoord geven.”

6. Vraag je manager naar zijn voorkeuren

Vraag je manager hoe hij zijn werkweek het liefst ingepland ziet, zodat je hier rekening mee kunt houden bij het inplannen van zijn afspraken. Heeft hij belangrijke afspraken het liefst aan het begin of het eind van de dag? Misschien vindt hij het prettig om vergaderingen zoveel mogelijk op één dag te plannen, of juist verspreid over de week. Nicole: “Zijn er boardrooms waar hij graag zit, of andere dingen waar je misschien nog niet bij stilgestaan hebt? Alleen het feit dat je ernaar vraagt laat je manager al zien dat hij aan jou een goede personal assistant heeft.”

 

Meer informatie?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Nicole Linneman via nicole.linneman@walterspeople.nl of 020 7969 040. Bekijk ook onze personal assistant vacatures.