Wereldwijd privacybeleid

Oktober 2021


Dit beleid is van toepassing op de groep van bedrijven met als uiteindelijke eigenaar Robert Walters plc, (bedrijfsnummer 03956083), gevestigd te 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, Londen, WC2E 9AB, Verenigd Koninkrijk en handelend onder de merken Robert Walters, Resource Solutions en Walters People (hierna gezamenlijk te noemen de 'Robert Walters-groep').

Met 'we/wij', 'ons' of 'onze' wordt in dit beleid verwezen naar de Robert Walters-groep.

Wat Robert Walters doet

De Robert Walters-groep biedt:

·        adviesdiensten voor personeelswerving en plaatst onder de merken Robert Walters en Walters People kandidaten op vaste, tijdelijke en opdrachtbasis in uiteenlopende branches en regio’s ('wervingsdiensten');

·        outsourcing van bedrijfsprocessen en ondersteunt bedrijven met de werving van vaste en tijdelijke medewerkers, hun leveranciersketen, arbeidsaanbod en screening (ook wel bekend als 'RPO', 'MSP' en 'Service Procurement Desk Services', die in het kader van dit beleid gezamenlijk 'uitbestede diensten' worden genoemd);

·        andere consultancy-, technologie- en adviesdiensten ('consultancydiensten').

We verrichten onze activiteiten via een wereldwijd netwerk van gelieerde rechtspersonen en schakelen leveranciers in om onze klanten de best mogelijke oplossingen te bieden in de landen waar we diensten leveren. 

·        Tenzij we anderszins aan u doorgeven, treden we in het kader van onze wervings- en consultancydiensten op als de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In gevallen waarin we als onderdeel van onze wervings- en consultancydiensten uw persoonsgegevens delen met onze opdrachtgevers, is het waarschijnlijk dat onze opdrachtgevers uw persoonsgegevens verwerken in de rol van verwerkingsverantwoordelijke. Onze opdrachtgevers kunnen in het kader van hun wervingsprocedure aanvullende persoonsgegevens bij u opvragen. 

·        Tenzij we anderszins aan u doorgeven, gelden wij als de gegevensverwerker en onze opdrachtgevers als de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van persoonsgegevens die wij in het kader van uitbestede diensten over u verwerken. Wanneer we de rol van gegevensverwerker hebben, is het privacybeleid van onze opdrachtgever van toepassing. In het geval u een tijdelijke aanstelling krijgt van een bedrijf van de Robert Walters-groep, is het bedrijf van de Robert Walters-groep door wie u wordt aangesteld de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, tenzij we anderszins aan u doorgeven. 

Als u niet zeker weet wie de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens zoals opgenomen in artikel 13 van dit beleid.

Met dit wereldwijde privacybeleid ('beleid') willen we u informeren over de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verstrekken. Het is belangrijk dat u dit beleid leest in samenhang met eventuele andere verklaringen over gegevens, gegevensbescherming, eerlijke verwerking en/of privacy die we, voor zover van toepassing in het betreffende rechtsgebied, op het moment van verzameling van uw persoonsgegevens verstrekken. Deze verklaringen hebben geen voorrang op het beleid, tenzij we in het beleid of de verklaring in kwestie anders aangeven.

1.    Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Onder persoonsgegevens valt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. 

We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan op basis van de wetgeving in een rechtsgebied is toegestaan. Hierna staan de soorten persoonsgegevens die we doorgaans verzamelen. Deze lijst is niet uitputtend. 

Type persoonsgegevens

Omschrijving persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

Uw aanspreektitel, voornaam, achternaam, meisjesnaam, geboortedatum, geslacht, foto, nationaal verzekeringsnummer (of het equivalent daarvan in uw land), nationaliteit en andere informatie over uw inwoner- en staatsburgerschap die nodig is om vast te stellen of u in een betreffend land mag werken, burgerlijke staat en aantal afhankelijke gezinsleden.

Contactgegevens

Uw woon/vestigingsadres, e-mailadres, telefoonnummers, gegevens van een contactpersoon voor noodgevallen en geschiedenis van contactgegevens.

Historische gegevens

Uw opleiding en referenties, arbeidsverleden, strafrechtelijk verleden, sociale media, vaardigheden, kwalificaties en resultaten van eventuele andere achtergrond- en antecedentenonderzoeken in landen waar de wet zulke onderzoeken toestaat.

Werkgerelateerde gegevens

Uw huidige beloning, pensioen en personeelsbeloningen, het type rol waarnaar u op zoek bent, de werkgebieden waarin u interesse heeft, externe referenties (voor zover opgevraagd) en feedback van sollicitaties en beoordelingen die wij of een opdrachtgever na een sollicitatie of interview hebben vastgelegd.

Verificatiegegevens

Een kopie van uw rijbewijs, paspoort, identiteitskaart of ander identiteitsbewijs en gegevens van referenties.

Financiële gegevens

Uw bankgegevens, fiscale gegevens en kredietwaardigheidsbeoordelingen.

Gegevens over diversiteit

In het kader van rapportageverplichtingen van de overheid kunnen we diversiteitsgegevens verzamelen over onder meer ras, etnische afkomst, godsdienstige of vergelijkbare overtuigingen en fysieke of geestelijke gezondheid, waaronder informatie over beperkingen.

Technische gegevens

·         

·        Uw IP-adres, MAC-adres, uw inloggegevens, type browser en de versie daarvan, ingestelde tijdzone en locatie, typen en versies van browserplug-ins, besturingssysteem en -platform, locatiegegevens van uw mobiele telefoon en andere technologie op de apparaten die u gebruikt voor toegang tot onze website en diensten.

·         

Profielgegevens

De gebruikersnamen die u gebruikt voor toegang tot onze diensten, interesses die relevant zijn voor de diensten die we aan u verlenen en andere voorkeuren, inzichten of aspecten die we hebben afgeleid uit onze analyses en profilering van u.

Gebruiksgegevens

 

Hoe u onze websites gebruikt, hoe u daarop navigeert en wat u daarop bekijkt.

·         

·        Mogelijk hebben we ook camerabewakingsbeelden van u verzameld als u onze kantoren heeft bezocht.

·         

Marketinggegevens

Uw communicatievoorkeuren en voorkeuren voor marketingberichten van onze externe partners en ons.

Gegevens van visumaanvragen

Uw contact- en identiteitsgegevens, immigratiegeschiedenis (waaronder inwonerschap, immigratiestatus en reisgeschiedenis), verklaringen van goed gedrag (waaronder overtredingen, verklaringen en relevante informatie ten aanzien van gedragseisen), gezondheidsverklaringen en relevante informatie ten aanzien van gezondheidseisen.

Video

Als er op of rondom onze kantoor videobewaking wordt gebruikt, kunnen we, als de wet dit toestaat, videobeelden van u vastleggen.  We kunnen u ook op video vastleggen als u een door ons georganiseerd evenement bijwoont en ons uitdrukkelijk toestemming geeft om dit te doen.

Soorten gevoelige of bijzondere persoonsgegevens - tijdens het wervingsproces of in het kader van de door ons aangeboden diensten kunnen we persoonsgegevens verzamelen die in sommige landen worden ingedeeld als gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. Daarbij kan de lokale privacywetgeving ons verplichten om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor de verwerking van zulke persoonsgegevens. Als we uw uitdrukkelijke toestemming nodig hebben, krijgt u een toestemmingsverklaring. Neem contact met ons op als we volgens u gevoelige of bijzondere persoonsgegevens over u bewaren en u geen toestemmingsverklaring heeft gekregen.

 

Verder verwerken we de volgende soorten gegevens over kandidaten en gebruikers van websites van de Robert Walters-groep:

 

·        Samengevoegde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, voor alle doelen. Samengevoegde gegevens kunnen van uw persoonsgegevens zijn afgeleid, maar worden door de wet niet als persoonsgegevens aangemerkt omdat uw identiteit hiermee niet direct of indirect kan worden achterhaald. We kunnen bijvoorbeeld gebruiksgegevens samenvoegen om te berekenen welk percentage van de gebruikers een specifieke functie van de website gebruikt. Als we samengevoegde gegevens echter combineren met of koppelen aan uw persoonsgegevens op een manier waardoor u direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens en voldoen we bij het gebruik daarvan aan dit privacybeleid;

 

·        Geanonimiseerde gegevens zijn gegevens die op basis van persoonsgegevens zijn gegenereerd, maar waaruit uw identiteit is verwijderd zodat de gegevens niet naar u kunnen worden herleid.

 

De leeftijd waarop een persoon als minderjarig geldt, verschilt van land tot land. We verzamelen in de regel geen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

2.    Hoe we persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens meestal direct bij u. We verzamelen bijvoorbeeld persoonsgegevens wanneer u:

·        persoonlijk, per telefoon, brief, fax, e-mail of via onze websites contact met ons heeft;

·        zich bij ons inschrijft (bijvoorbeeld tijdens een carrièrebeurs);

·        andere informatie bij ons indient, zoals een cv;

·        psychometrische of andere beoordelingen doorloopt;

·        zich aanmeldt voor vacaturemeldingen;

·        zich abonneert op onze publicaties;

·        een door ons georganiseerd evenement bijwoont;

·        deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête; en/of

·        ons feedback geeft.

Verder kunnen we via de volgende externe kanalen persoonsgegevens over u verzamelen:

·        organisaties die, voor zover toegestaan in het rechtsgebied, screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;

·        onze opdrachtgevers en hun externe leveranciers;

·        overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;

·        externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen;

·        andere wervingsbureaus;

·        aanbieders van analysediensten, waaronder Google Analytics en diverse vacaturebanken; en

·        communicatieplatformen zoals Adobe Marketo, Cison en PR.

In rechtsgebieden waar dit is toegestaan, kunnen we ook openbaar beschikbare bronnen gebruiken om onder meer de volgende persoonsgegevens over u te verzamelen:

·        uw identiteits- en historische gegevens op sociale media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook;

·        uw identiteits- en contactgegevens uit bedrijfs-, handels- of kiesregisters; en

·        uw identiteit uit kwalificatie- en ledenlijsten van beroepsorganisaties.

U kunt zich bij de Robert Walters-groep registreren of aanmelden met een account van LinkedIn, Facebook or Google ('socialmedia-account'). Zo kunt u snel en eenvoudig gebruikmaken van onze online diensten zonder dat u een specifieke account hoeft te maken bij ons. Als u deze functie wilt gebruiken, verwerken we uw naam en het primaire e-mailadres van uw socialmedia-account zoals bepaald in dit beleid.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websiteservers worden gemaakt en op uw pc of mobiele apparaat worden geplaatst. Afhankelijk van de cookie-instellingen van uw browser verzamelen we met behulp van cookies automatisch persoonsgegevens over u als u websites van de Robert Walters-groep bezoekt. Meer informatie over deze cookies, waaronder de manier waarop we ze gebruiken en welke keuzes u heeft, vindt u in ons cookiebeleid. Kijk voor meer informatie over het gebruik van cookies op http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Hoe we persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen als de wet dat toestaat. Deze eis dekt alle hierna beschreven doeleinden.

Kandidaten

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

·        loopbaan-, wervings- en/of bemiddelingsdiensten aan of namens u te leveren;

·        uw gegevens te koppelen aan vacatures die volgens ons bij u passen om uw geschiktheid voor die vacatures te beoordelen;

·        u de mogelijkheid te bieden om uw cv in te dienen, te solliciteren naar specifieke functie of u te abonneren op onze vacaturemeldingen zodat wij op de hoogte kunnen brengen van nieuwe relevante vacatures;

·        namens u naar vacatures te solliciteren door uw persoonsgegevens naar opdrachtgevers te sturen;

·        het wervingsproces te faciliteren als een opdrachtgever besluit dat uw sollicitatie doorgaat naar de volgende ronde;

·        contractuele verplichtingen aan onze opdrachtgevers na te komen;

·        u te informeren over relevante ontwikkelingen in de branche, evenementen, promoties en wedstrijden, en om andere relevante informatie te communiceren;

·        uw vragen en verzoeken te beantwoorden;

·        statistische analyses uit te voeren;

·        diversiteit te controleren;

·        onze verplichtingen op basis van de regelgeving na te komen;

·        rechtsvorderingen uit te oefenen of te verdedigen;

·        screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uit te voeren;

·        misdrijven te voorkomen of op te sporen in gevallen waarin de wet ons verplicht zulke controles uit te voeren; en

·        u aanvullende informatie over de arbeidsmarkt en arbeidskansen te sturen die interessant voor u kan zijn.

 

Websitegebruikers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

·        onze klantenservice te verbeteren en onze processen meer op u af te stemmen (waaronder onze website aan uw behoeften aanpassen);

·        u te informeren over de wervingsdiensten voor alle gebieden waarop we actief zijn;

·        u informatie te sturen waarvan u heeft aangegeven dat u die graag wilt ontvangen of u informatie te sturen over producten of diensten die u afneemt. Zulke informatie kan onder meer bestaan uit:

o   digitale en gedrukte nieuwsbrieven;

o   e-mails over ons dienstenaanbod en lanceringen van nieuwe producten;

o   herinneringen over de verlenging van uw producten of diensten; en

o   mogelijkheden om deel te nemen aan marktonderzoeken.

Afhankelijk van de door u geselecteerde voorkeuren communiceren we met u per post, telefoon, sms, e-mail of via andere elektronische methoden, zoals sociale en digitale media. Hierbij kunnen we gebruiksgegevens gebruiken om deze berichten te personaliseren en relevant voor u te maken.

Referenties:

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen om de referenties van een kandidaat na te trekken.

Visumaanvragers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens om uw visumaanvraag voor te bereiden en bijbehorende immigratiediensten te verlenen.

4.    Met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld

Afhankelijk van de plaatselijke voorschriften in een rechtsgebied kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken aan:

·        elk bedrijf binnen de Robert Walters-groep;

·        potentiële werkgevers of opdrachtgevers;

·        andere wervingsbureaus of tussenpersonen die het aanbod van personeel beheren;

·        gegevensverwerkers van de Robert Walters-groep;

·        organisaties die screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;

·        uw referenten;

·        uw vorige werkgevers en relevante opleidingsinstellingen;

·        uw beroepsorganisaties;

·        overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;

·        externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen; en

·        derde partijen wanneer we besluiten delen van onze activiteiten of activa te verkopen, over te dragen of te fuseren. Daarnaast kunnen we overgaan tot overname van of een fusie met andere bedrijven. Bij wijzigingen in onze bedrijfsstructuur kan een eventuele nieuwe eigenaar uw persoonsgegevens gebruiken zoals uiteengezet in dit beleid.

We staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Ze mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de aangegeven doeleinden en moeten daarbij onze instructies volgen, die onder meer naleving van dit beleid omvatten.

5.    Rechtsgrondslagen

In sommige landen moeten Robert Walters-bedrijven die optreden als verwerkingsverantwoordelijke vaststellen welke rechtsgrondslag uit de toepasselijke wetgeving de basis vormt voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van onze relatie met u baseren wij ons, voor zover van toepassing, op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

Rechtsgrondslag

Toegestaan doel

Als u ons toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken voor een of meer toegestane doelen.

Bijvoorbeeld:

•        als u een website-account bij ons maakt;

•        als de wet ons verplicht uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens; en

•        als u ons op een andere manier toestemming heeft gegeven.

Als we uw persoonsgegevens moeten verwerken om aan een wettelijke of regelgevingseis te voldoen.

 

Bijvoorbeeld:

·        om op grond van onze juridische verplichtingen achtergrondonderzoeken uit te voeren;

·        om te voldoen aan onze nalevingsplichten op grond van fiscale en financiële wet- en regelgeving;

·        om controles en rapportages op het gebied van gelijke kansen te kunnen uitvoeren;

·        om samen te werken met toezichthouders en andere overheidsinstanties;

·        om te voldoen aan elke andere verplichting die de toepasselijke wet- en regelgeving ons oplegt.  

Als we uw persoonsgegevens moeten verwerken om een overeenkomst met u te kunnen aangaan of om een met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Bijvoorbeeld:

·        om u in dienst te nemen of aan te stellen als u solliciteert naar een vacature bij ons; en

·        om een overeenkomst te kunnen sluiten of een gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren als u een leverancier of externe adviseur bent.

Als we uw persoonsgegevens moeten verwerken om gerechtvaardigde bedrijfsbelangen te behartigen, op voorwaarde dat uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan onze belangen.

 

Bijvoorbeeld:

 

·        om u onze wervingsdiensten te kunnen aanbieden en uw vaardigheden te kunnen vergelijken met de vacatures van onze opdrachtgevers;

·        om u marketingmateriaal te sturen dat steun biedt bij uw zoektocht naar werk;

·        om klachten en rechtsvorderingen af te wikkelen;

·        om passend achtergrondonderzoek uit te voeren als u een dienstverband/opdracht bij ons krijgt;

·        om uw persoonsgegevens te delen met de bedrijven die samen de Robert Walters-groep vormen;

·        om uw persoonsgegevens te delen met externe dienstverleners van de Robert Walters-groep; en

·        om uw persoonsgegevens te delen met potentiële werkgevers en andere opdrachtgevers van de Robert Walters-groep (waaronder onze MSP-klanten), die vacatures kunnen aanbieden binnen hun organisatie.

 

Als u wilt weten op welke rechtsgrondslagen we de verwerking van uw persoonsgegevens baseren, kunt u contact opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

6.    Bewaring

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld, met inbegrip van het voldoen aan wettelijke, boekhoudings- of rapportageverplichtingen. De relatie tussen u en ons betekent voor ons dat we uw loopbaan ondersteunen gedurende meerdere functies en opdrachten. Met het oog hierop kunnen we, als het in redelijkheid aannemelijk is dat we een doorlopende relatie zullen hebben, uw gegevens bewaren voor een periode die aanzienlijk langer is dan één plaatsing of opdracht. 

Als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, zorgen we voor een passende en veilige verwijdering daarvan. Bij het vaststellen van een passende bewaartermijn voor persoonsgegevens nemen we de volgende factoren in aanmerking:

·        de hoeveelheid persoonsgegevens en de aard daarvan;

·        de gevoeligheid van de gegevens;

·        het mogelijke risico op schade als gevolg van onrechtmatig gebruik of onrechtmatige bekendmaking van de persoonsgegevens;

·        de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;

·        of we de betreffende doelen op andere manieren kunnen bereiken; en

·        de toepasselijke wettelijke vereisten.

In gevallen waarin we optreden als gegevensverwerker van onze opdrachtgever (de verwerkingsverantwoordelijke), bewaren we uw persoonsgegevens volgens de door de opdrachtgever voorgeschreven bewaartermijnen.

7.    Uw rechten

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens worden bepaald door het land waarin u zich bevindt en de toepasselijke privacywetgeving. Deze rechten kunnen het volgende omvatten:

Recht

Beschrijving van het recht

Recht op informatie

over uw persoonsgegevens en het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens en persoonlijke informatie, waaronder, voor zover toepassing, de beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens in het geval van doorgifte buiten het gebied waarin de gegevens zijn verzameld;

Recht op inzage

 

in uw persoonsgegevens en op informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens behandelen en verwerken;

 

Recht om correcties te laten doorvoeren

als uw persoonsgegevens incorrect zijn, waaronder ook het laten aanvullen van onvolledige persoonsgegevens;

Recht op verwijdering

 

van uw persoonsgegevens, ook wel het 'recht op vergetelheid' genoemd. We verwijderen geen persoonsgegevens uit back-upbestanden die met het oog op rampherstel zijn gemaakt en niet eenvoudig toegankelijk zijn;

 

Recht op inperking van het gebruik en de verwerking

van uw persoonsgegevens, in het kader waarvan u ons onder meer kunt vragen om het bestand met uw persoonsgegevens te onderdrukken;

Recht op het verplaatsen, kopiëren of overdragen

 

van uw persoonsgegevens aan een andere organisatie, ook wel 'gegevensoverdraagbaarheid';

Recht om bezwaar te maken

tegen het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, in het bijzonder de verwerking van persoonsgegevens voor direct-marketing en verwerkingen van persoonsgegevens voor bepaalde doelen op basis van onze gerechtvaardigde belangen;

Recht tot intrekking van toestemming

 

of goedkeuring die u ons in het verleden heeft gegeven in verband met het gebruik en de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld in verband met digitale marketing;

 

Rechten in verband met geautomatiseerde beslissingen

in gevallen waarin geautomatiseerde besluitvorming rechtsgevolgen of andere wezenlijke gevolgen heeft voor u; en

Recht om een klacht in te dienen

 

over het gebruik van uw persoonsgegevens bij ons of de regelgevende instantie die op uw locatie de wetgeving inzake gegevensbescherming handhaaft.

 

Als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

Als de wet dit toestaat, kunnen er voor inzage in uw persoonsgegevens of de uitoefening van een ander recht kosten in rekening worden gebracht. U hoort van ons of er kosten van toepassing zijn voordat we uw verzoek uitvoeren.

Daarnaast kunnen we bepaalde informatie opvragen om uw identiteit te verifiëren, om te controleren of u gerechtigd bent de in de bovenstaande tabel genoemde rechten uit te oefenen en om te voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verstrekt aan een onbevoegde.

We beantwoorden alle rechtmatige verzoeken binnen de wettelijke termijn (voor zover van toepassing).

8.    Technologie

We gaan op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Af en toe gebruiken we technologische filters om binnengekomen sollicitaties te sorteren en kandidaten te koppelen aan specifieke vacatures. Als de beoordeling van uw sollicitatie voor een belangrijk deel met technologische middelen is uitgevoerd, zullen we u dit laten weten. Als we in verband hiermee contact met u opnemen en u van mening bent dat we bij de beoordeling van uw sollicitatie nog andere aspecten moeten meewegen, kunt u die aan ons doorgeven.

9.    Veiligheid van gegevens

We gebruiken een combinatie van beveiligde digitale faciliteiten en papieren dossiers om uw persoonsgegevens te bewaren.

We hanteren passende beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens, waaronder bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies en onbedoelde vernietiging of beschadiging.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd die passende bescherming bieden tegen mogelijke schade als gevolg van ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk of onrechtmatig verlies, onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of beschadiging en ongeoorloofde inzage in of bekendmaking of beschadiging van uw persoonsgegevens, waaronder:

·        sloten en beveiligingssystemen;

·        encryptie;

·        gebruikersnamen en wachtwoorden;

·        virusscanners;

·        auditprocedures en regelmatige controles van de gegevensintegriteit; en

·        registratie van bestandsbewerkingen.

We verlenen medewerkers, vertegenwoordigers, contractanten en andere externe partijen alleen toegang tot uw persoonsgegevens als ze die om zakelijke redenen nodig hebben. Ze moeten bij de verwerking van uw persoonsgegevens onze instructies opvolgen en de bovengenoemde toegangsmaatregelen toepassen. Daarnaast geldt voor deze partijen een geheimhoudingsplicht.

We hebben met derden met wie we uw persoonsgegevens delen veiligheidsgerelateerde maatregelen afgesproken als waarborg dat de verwerking door deze derden aansluit bij de manier waarop wij uw persoonsgegevens beschermen.

Daarnaast hebben we procedures ingesteld voor de omgang met vermeende inbreuken op persoonsgegevens en we zullen u en de betreffende toezichthouder op de hoogte stellen als dat wettelijk verplicht is.

Als er volgens u er sprake is van misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, moet u dit direct bij ons melden via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

10.    Opslag en doorgifte van persoonsgegevens

·        Persoonsgegevens afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens uit het VK of de EER')

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens uit het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het VK en de EER. We kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld aan bedrijven van de Robert Walters-groep, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties doorgeven om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Tenzij we toestemming hebben of een uitzondering van toepassing is, zullen we bij doorgifte van persoonsgegevens uit het VK of de EER naar gebieden buiten het VK en de EER passende beschermingsmaatregelen treffen, bijvoorbeeld door goedgekeurde contractuele bepalingen toe te passen. We verstrekken op verzoek informatie over de beschermingsmaatregelen die we hebben ingesteld.

Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens uit het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het VK en de EER.

·        Persoonsgegevens afkomstig van buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens van buiten het VK of de EER')

Buiten het VK en de EER verzamelen we persoonsgegevens over personen in de volgende landen: Afrika, Australië, Brazilië, Canada, Chili, China (inclusief Hongkong en Taiwan), de Filippijnen, India, Indonesië, Japan, Maleisië, Mexico, het Midden-Oosten, Nieuw-Zeeland, Singapore, Thailand, de Verenigde Staten van Amerika, Vietnam, Zuid-Afrika, Zuid-Korea en Zwitserland.

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van buiten het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied waarin de gegevens zijn verzameld (het 'oorspronkelijke gebied'). Om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, kunnen we persoonsgegevens bijvoorbeeld internationaal doorgeven aan bedrijven van de Robert Walters-groep, potentiële werkgevers, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties in elk van de bovenvermelde landen.

We zullen ervoor zorgen dat bij doorgifte van persoonsgegevens van buiten het VK of de EER naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied voldaan wordt aan de toepasselijke wetgeving. Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens van buiten het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied.

11.    Privacybeleid van derden

Dit beleid gaat over de manier waarop de Robert Walters-groep uw persoonsgegevens behandelt. Lees ook het privacybeleid van de socialmedia-platformen en externe websites waarmee u websites van de Robert Walters-groep opent. We raden u aan het privacybeleid van deze sites door te nemen voordat u persoonsgegevens doorgeeft aan deze sites.

12..    Wijziging van dit beleid

We behouden ons het recht voor om dit beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden zeven dagen voordat ze in werking treden aangekondigd op onze website. We kunnen spoedeisende wijzigingen doorvoeren in dit beleid als dit naar ons oordeel redelijk is, bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- of regelgevingseisen.

13..    Contact met ons opnemen

Neem contact met ons op als u vragen of opmerkingen over onze privacyprocedures heeft of als u een verzoek tot uitoefening van uw privacyrechten wilt doen. U kunt:

·        een e-mail sturen naar de mailbox voor uw land uit deze lijst: 

Afrika en het Midden-Oosten

dataprotection@robertwalters.com

Australië en Nieuw-Zeeland

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazilië

DataProtectionBR@RobertWalters.com

Europese Economische Ruimte (EER) en het VK

dataprotection@robertwalters.com of dataprotection@resourcesolutions.com

Chinese regio en Zuidoost-Azië (India, Indonesië, Maleisië, de Filipijnen, Thailand en Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

Zuid-Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Zwitserland

dataprotection@robertwalters.com

VS en Canada

dataprotection@robertwalters.com of dataprotection@resourcesolutions.com

Brazilië, Chili en Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

·        contact opnemen met de Data Protection Officer (DPO):

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

·        contact opnemen met onze vertegenwoordiger in de EU (ALLEEN VOOR RESOURCE SOLUTIONS UK):

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.    Landspecifieke informatie

Verenigde Staten van Amerika, Californië

De gegevensverwerkingen die wij uitvoeren met persoonlijke informatie van inwoners van Californië ('Californische gegevens') vallen op dit moment niet onder de California Consumer Privacy Act (CCPA). Als dit in de toekomst verandert, zullen we dit beleid daarop aanpassen. 

U kunt erop vertrouwen dat we bij de verwerking van Californische gegevens de best practices uit onze branche toepassen en zullen blijven toepassen.

Australië

U kunt als volgt een klacht indienen als u denkt dat we uw persoonsgegevens verkeerd hebben behandeld:

·        We zullen ontvangst van uw klacht bevestigen en binnen 30 dagen reageren.

·        We ondernemen stappen om te controleren of de klacht en de aan ons verstrekte contactgegevens juist zijn.

·        Indien nodig vragen we extra informatie over de klacht op.

·        Als de klacht kan worden verholpen via de procedures voor inzage en correctie of langs een andere weg, zullen we dit als mogelijke oplossing aan u voorstellen (zo nodig op vertrouwelijke basis en onder voorbehoud van alle rechten).

·        Als we niet binnen 30 dagen op uw klacht reageren of uw klacht niet kunnen oplossen, mag u uw klacht indienen bij een externe regeling voor geschillenbeslechting waarbij we zijn aangesloten of bij de Australische Information Commissioner.

 

 

Global privacy policy

 October 2021

This policy applies to the group of companies that are ultimately owned by Robert Walters plc (company no. 03956083) of 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, trading under the Robert Walters, Resource Solutions and Walters People brands (collectively referred to as the “Robert Walters Group”).

References in this policy to “we”, “us” or “our” are references to the Robert Walters Group.

What We Do

The Robert Walters Group provides:

·         recruitment consultancy services placing candidates on a permanent, contract and interim basis across a range of industries and geographies under the Robert Walters and Walters People brands (“Recruitment Services”);

·         business process outsourcing services assisting companies with their permanent recruitment, temporary recruitment, supply chain and labour supply and screening (commonly known as “RPO”, “MSP” and “Service Procurement Desk Services” which for the purpose of this policy are collectively referred to as “Outsourced Services”);

·         other consultancy, technology and advisory services (“Consultancy Services”).

We operate through a global network of affiliated entities and utilise vendors where needed, to ensure we provide the best solutions to our clients across the countries where we perform services. 

·         Unless we notify you otherwise, we operate as a data controller when processing your personal data for our Recruitment Services and Consultancy Services. If we share your personal data with our clients as part of our Recruitment Services or Consultancy Services, it is likely that our clients will process your personal data as a data controller. Our clients may request additional personal data from you as part of their hiring processes. 

·         Unless we notify you otherwise, we are the data processor and our clients are the data controllers of your personal data processed by us for our Outsourced Services. Where we act as a data processor, the privacy policy of our client will apply. Unless we notify you otherwise, if a company within the Robert Walters Group engages you on a temporary assignment, the Robert Walters Group company who engages you will be the data controller of your personal data. 

If you are uncertain about who the data controller of your personal data is, please contact us using our contact information set out in section 13 of this policy.

The purpose of this Global Privacy Policy (“policy”) is for us to inform you how we collect, use and disclose your personal data. It is important that you read this policy in conjunction with any notices or statements relating to data, data protection, fair processing and/or privacy that we may issue at the time of collecting your personal data where applicable in the jurisdiction. They are not intended to override the policy unless stated otherwise by us in such policy, notice or statement.

1.   What personal data do we collect?

Personal data is any information relating to an identified or identifiable person. 

We will only collect personal data that we are permitted to collect by law on a jurisdictional basis. We have set out below a non-exhaustive list of the types of personal data that we most commonly collect.

Type of Personal Data

Description of Personal Data

Identity data

Your title, first name, last name, maiden name, date of birth, gender, photograph, national insurance number (or equivalent in your country), nationality and other information relating to residency and citizenship which may be required to establish a right to work in a given country, marital status and number of dependents.

Contact data

Your delivery address, email address and telephone numbers, emergency contact details and contact details history.

Historical data

Your educational history and credentials, employment history, criminal background history, social media, skills and qualifications, and results from any other background and disclosure checks in countries where it is lawful to carry out such checks.

Employment-related data

Your current remuneration, pension and benefits, what role you are looking for, what work-related areas interest you, third party references (if taken) and interview and assessment feedback created either ourselves or by our client following an interview or assessment.

Verification data

A copy of your driving licence, passport, identity card or another form of identification and referee details.

Financial data

Your bank sort code and account number and tax-related information and credit checks.

Diversity data

We may collect diversity data for governmental reporting purposes, which may include racial or ethnic origin, religious or other similar beliefs and physical or mental health, including disability-related information.

Technical data

·          

·         Your internet protocol (IP) address, MAC address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, mobile phone location data and other technology on the devices you use to access our website and our services.

·          

Profile data

Your usernames applicable to accessing our services, interests in so far as these are applicable to the services we provide to you and other preferences and other insights or determinants that we have gained from our analysis and profiling of you.

Usage data

 

How you use and navigate around our websites and what you browse within them.

·          

·         We also may have any CCTV footage collected when you have attended our premises.

·          

Marketing data

Your preferences in receiving marketing from our third parties and us and your communication preferences.

Visa application data

Your contact and identity information, immigration history (including residency, immigration status and travel history), character disclosures (including offences, disclosures and information relevant to meeting character requirements), health disclosures and information relevant to meeting health criteria.

Video

If video surveillance operates in or near our offices we may capture images of you where permitted by law.  We may also capture video of you if you attend an event organised by us where you have given your express consent for us to do so.

 

 

Sensitive or special category personal data - during the recruitment process or in the course of the services we operate, we may collect personal data that is considered sensitive or special category in certain countries. We may be required by local privacy laws to obtain your explicit consent to handle this type of personal data. You will be provided with a consent form if your express consent is required. Please contact us if you have not been provided with a consent form and you believe we hold your sensitive or special category personal data.

 

In respect of candidates and users of Robert Walters Group websites, we also handle the following types of data:

 

·         Aggregated Data, such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your usage data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy; and

 

·         Anonymised Data, which is data created from your personal data where your identity has been removed and you cannot be traced to it.

 

The age at which an individual is regarded as a child differs per country. We do not typically collect personal data relating to individuals under 18.

2.   How we collect personal data

We generally collect your personal data directly from you. For example, we collect your personal data when you:

·         deal with us in person, by telephone, letter, fax, email or via our websites;

·         register with us (e.g. at career fairs);

·         submit any other information to us, such as a CV;

·         complete psychometric assessments or other assessments;

·         subscribe to job alert emails;

·         subscribe to our publications;

·         attend an event we have organised;

·         enter a competition, promotion or survey; and/or

·         give us feedback.

We may also use the following third party channels to collect your personal data:

·         pre-employment screening and background checking organisations where permitted in the jurisdiction;

·         our clients and their third party suppliers;

·         governmental and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;

·         third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain;

·         other recruitment agencies;

·         analytics providers, such as Google Analytics and various job boards; and

·         communication platforms, such as Adobe Marketo, Cison and PR.

We may also collect your personal data from publicly available sources where permitted in the jurisdiction, including:

·         your identity and historical data from social media sites, such as LinkedIn, Twitter and Facebook;

·         your identity and contact data from company and commercial registers or electoral registers; and

·         your identity, from qualification and membership lists of professional bodies.

We allow you to sign up or login to a Robert Walters Group account with a LinkedIn, Facebook or Google account (“Social Media Account”) so you can use our online services simply and easily without having to create a specific account with us. If you choose to use this feature, we will process your name and primary email address on your Social Media Account in accordance with this policy.

Cookies are small text data stored on your PC or mobile device and are created by the website's servers. We collect your personal data automatically via cookies when you visit Robert Walters Group websites, in line with the cookies settings in your browser. You can find out more about these cookies, including how we use them and what choices are available to you, by reading our Cookies Policy. You can find out more about the use of cookies on http://www.allaboutcookies.org/.

3.   How we use personal data

We will only use your personal data when the law permits us to, and the uses set out below will be subject to that requirement.

Candidates

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

·         provide careers, recruitment and/or related intermediary services to or for you;

·         match your details against job vacancies which we consider are appropriate for you in order to assess your suitability for them;

·         allow you to submit your CV, apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts so that we can notify you when relevant job vacancies arise;

·         apply for jobs on your behalf by sending your personal data to clients;

·         facilitate the recruitment process if a client wishes to progress your application;

·         fulfil our contractual obligations to our clients;

·         inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information;

·         answer your enquiries or questions;

·         conduct statistical analysis;

·         monitor diversity;

·         comply with our regulatory commitments;

·         pursue or defend a legal claim;

·         conduct pre-employment screening;

·         prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring; and

·         provide you with further information which may be of interest to you in regard to the employment market and opportunities.

Website users:

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

·         improve our customer service and make the way we operate more useful to you (which includes tailoring our websites to suit your requirements);

·         let you know about our recruitment services across all areas of our business;

·         send you communications where you have indicated you are happy to receive such information or have purchased products or services from us, which may include the following:

o    E-newsletters and hard copy newsletters;

o    Emails about the services we offer and new product launches;

o    Reminders when your products or services may be due for renewal; and

o    Opportunities to participate in market research.

Depending on the contact preferences you select, we will communicate with you by post, telephone, SMS, email or other electronic means such as via social and digital media. We may use your usage data to help ensure that this messaging is personalised and relevant to you.

Referees:

We will use your personal data purely for the purpose of conducting a reference check on a candidate.

Visa Applicants:

Your personal data will be collected and handled by us for the purpose of preparing and processing your visa application and related immigration services.

4.   Who your personal data is shared with

Subject to local regulations in the jurisdiction, we may disclose your personal data to:

·         any company in the Robert Walters Group;

·         prospective employers or engagers;

·         other recruitment companies or intermediaries involved in managing the supply of personnel;

·         data processors of the Robert Walters Group;

·         pre-employment screening and background checking organisations;

·         your referees;

·         your past employers and relevant education institutions;

·         your professional bodies;

·         government and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;

·         third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain; and

·         third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business structure, any new owners may use your personal data in the same way as set out in this policy.

We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions, which includes compliance with this policy.

5.   Legal grounds

In certain countries our companies that act as a data controller are required to establish legal grounds as set forth by applicable law to process your personal data. Depending on our relationship with you, if required to do so, we will rely on one or more of the following legal grounds:

Legal Ground

Permitted Purpose

Where you have given us consent to use your personal data for one or more permitted purposes.

For example:

•       when you create a website account with us;

•       when we are required by law to collect your explicit consent to process your personal data; and

•       where you otherwise provide us with your consent.

Where we need to process your personal data to comply with a legal or regulatory obligation.

 

For example:

·         to perform background checks in accordance with our legal obligations;

·         to comply with our legal and regulatory requirements in relation to taxation and financial compliance;

·         for equal opportunities monitoring and reporting purposes;

·         to co-operate with our regulators and other public authorities;

·         to comply with any other obligation to which we are subject under applicable rules and law.  

Where we need to process your personal data to perform the contract, we are able to enter or have entered into with you.

For example:

·         to employ/engage you if you are applying for a vacancy with us; and

·         to enter into or perform our agreement with you if you are a supplier or external adviser.

Where the processing of your personal data is necessary for the pursuit of our legitimate business interests and your interests and fundamental rights do not override those interests.

 

For example:

 

·         to offer and provide our recruitment services to you and to assess your skills against our vacancies with our clients;

·         to provide you with marketing material to aid your job search;

·         to manage complaints and legal claims;

·         to conduct appropriate background checks if you are to be employed/engaged by us;

·         sharing your personal data with the companies that form the Robert Walters Group;

·         sharing your personal data with our third party services providers; and

·         sharing your personal data with potential employers and other clients (including our MSP clients) of ours who can offer job opportunities within their organisations.

 

If you would like to know what legal grounds we rely upon to process your personal data, please contact us using our contact details in section 13 of this policy.

6.   Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements. We view our relationship with you as being one which is to support your career through numerous roles and assignments. Accordingly, we may retain your data for a period of time which is materially greater than simply one placement if we reasonably believe that we will continue to have an ongoing relationship with you. 

We will appropriately and securely dispose of your personal data when it is no longer required.  To determine the appropriate retention period for personal data, we will consider the following factors:

·         amount and nature of the personal data;

·         its sensitivity;

·         the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data;

·         the purposes for which we handle your personal data;

·         whether we can achieve those purposes through other means; and

·         applicable legal requirements.

When we act as a data processor to our clients, the data controllers, we will retain your personal data in accordance with the retention periods prescribed by our clients.

7.   Your rights

The country you are located in and the applicable privacy laws determine your rights in respect of your personal data. These may include:

Right

Description of Right

Right to be informed

about your personal data and details of the handling and processing of that personal data and information, including, as applicable the safeguards used to protect your personal data in the event that we transfer it outside the territory it was collected in;

Right of access

 

to your personal data and to obtain information about how we handle and process it;

 

Right to have inaccuracies corrected

if your personal data is inaccurate, including to have incomplete personal data completed;

Right of erasure

 

of your personal data, which is also known as the “right to be forgotten”. We do not delete personal data from our back-up files that are created for disaster recovery purposes and are not easily accessible;

 

Right to restrict handling and processing

of your personal data, which includes requesting us to suppress your personal data file;

Right to move, copy or transfer

 

your personal data to another organisation, also known as “data portability”;

Right to object

to the handling and processing of your personal data for certain purposes, in particular to personal data processed for direct marketing purposes and to personal data that is handled and processed for certain reasons based on our legitimate interests;

Right to withdraw consent

 

or permission that you have previously provided to us in relation to our handling and processing of your personal data, such as for the purposes of marketing by electronic means;

 

Rights in relation to automated decision making

where such automated decision making has a legal effect on you or otherwise significantly affects you; and

Right to complain

 

to us in relation to the handling of your personal data; or the regulatory body which enforces data protection law in your locality.

 

 

Please contact us using our contact details set out in section 13 of this policy if you wish to exercise any of your legal rights.

Where permitted by law, you may be charged a fee to access your personal data or to exercise any other right that may apply. We will let you know if a fee applies to your request before we complete it.

We may also request certain information to help us confirm your identity, ensure your right to exercise any of rights in the table above and to prevent your personal data being disclosed to any person who has no right to receive it.

We will respond to all legitimate requests within any legal timeframes.

8.   Technology

We will always use your personal data fairly. We may on occasion use technological filters to sort through the job applications we receive and to match candidates to specific job vacancies. If we have used technological tools to a significant extent when assessing your job application, we will inform you of this. Please let us know when we contact you if you feel there are other factors that we should consider as part of your job application.

9.   Data security

We hold your personal data in a combination of secure computer storage facilities and paper-based files.

We have in place an appropriate level of security around your personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage to it.

We have implemented appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk of harm that might result from unauthorised or unlawful processing, accidental or unlawful loss, destruction or alteration, unauthorised (or disclosure of) access or damage to your personal data including:

·         locks and security systems;

·         encryption

·         usernames and passwords;

·         virus checking;

·         auditing procedures and regular data integrity checks; and

·         recording of file movements.

We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They must only process your personal data on our instructions and subject to the access controls listed above. They are also subject to a duty of confidentiality.

We have agreed on security-related measures with the third parties we share your personal data with to ensure that it is treated by those third parties in a way that is consistent with how we safeguard your personal data.

We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable supervisory authority where we are legally required to do so.

If you suspect any misuse, loss of or unauthorised access to your personal data, please contact us immediately using our contact details in section 13 of this policy.

10.        Personal data storage and transfer

·         Personal Data originating from the UK or European Economic Area (“UK or EEA Personal Data”)

Due to the global nature of our business we may need to transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA. For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies, service providers and government or public authorities in order to perform our recruitment services and comply with our legal obligations.

If we do transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA, we will make sure that appropriate safeguards are in place, for example by using approved contractual agreements, unless certain exceptions apply, or we are authorised to do so. If requested, we will provide you with details of the safeguards that we have implemented.

We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose UK and EEA Personal Data may transfer such data outside of the UK and EEA.

·         Personal Data originating from outside the UK or EEA (“Non-UK and Non-EEA Personal Data”)

We collect personal data relating to individuals in the following countries outside the UK and EEA: Africa, Australia, Brazil, Canada, Chile, China (including Hong Kong and Taiwan), India, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Middle East, New Zealand, Philippines, Singapore, South Africa, South Korea, Switzerland, Thailand, United States of America and Vietnam

Due to the global nature of our business we may need to transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the original territory in which the data was collected (“Original Territory”). For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies or potential employers internationally in any of the countries listed above, and to service providers and government or public authorities in order to perform our services and comply with our legal obligations.

If we do transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the Original Territory, we will make sure that such transfers are performed in compliance with applicable law. We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose Non-UK and Non-EEA Personal Data may transfer such data outside of the Original Territory. 

11.        Privacy policies of third parties

This policy explains how the Robert Walters Group handles your personal data. Please also read the privacy policies of the social media platforms and third party websites through which you arrive at a Robert Walters Group website. We encourage you to read the privacy policies provided by these sites before giving them your personal data.

12.        Changes to this policy

We reserve the right to change this policy from time to time. Changes will be notified on our website seven days before taking effect. We may make emergency changes to this policy when we believe it is reasonable to do so e.g. to comply with legal or regulatory requirements.

13.        How to contact us

If you have questions or comments about our privacy practices, or if you would like to submit a request exercising your privacy rights, please contact us. You can:

·         Email us at the mailbox for your country below:

Africa and the Middle East

dataprotection@robertwalters.com

Australia and New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

European Economic Area (EEA) and UK

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Greater China and South East Asia (India, Indonesia, Malaysia, the Philippines, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

South Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Switzerland

dataprotection@robertwalters.com

USA and Canada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brazil, Chile and Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

 

·         Contact our Data Protection Officer (DPO):

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

·         Contact our EU representative (RESOURCE SOLUTIONS UK ONLY):

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

14.        Country Specific Information

United States of America, California

The data processing activities we carry out on the personal information of California residents (“California data”) does not currently fall within scope of the California Consumer Privacy Act (CCPA). Should this change over time, we will update this policy accordingly. 

Please rest assured that we do and will continue to ensure that we follow best industry practice when processing California data.

Australia

Process for lodging a complaint if you believe your personal data has been mishandled by us:

·         We will acknowledge receipt of your complaint and respond to it within 30 days.

·         We will take steps to confirm the authenticity of the complaint and the contact details provided to us;

·         We will seek additional information about the complaint if necessary;

·         If the complaint can be resolved by procedures for access and correction, or some other solution, we will suggest these to you as possible solutions (where necessary on a confidential and without prejudice basis);

·         If we do not respond to your complaint within 30 days, or we are unable to resolve your complaint, you may take your complaint to an external dispute resolution scheme to which we belong or to the Office of the Australian Information Commissioner.