Waar organisaties voorheen terughoudend waren met het aannemen van ondersteunend personeel, weten zij ondersteunende functies nu steeds beter op waarde te schatten. Melissa Rutjes is manager van een team recruitment consultants dat gespecialiseerd is in de werving voor secretariële en office support functies. Ze merkt dat de rol van secretaresses en ander ondersteunend personeel aan het veranderen is. Traditionele taken verdwijnen en maken plaats voor meer inhoudelijke taken.

Wat gebeurt er binnen de werving voor secretaresses en andere office support medewerkers?

‘Er zijn beduidend meer vacatures binnen dit vakgebied. Wat we zien is dat organisaties eerst nog terughoudend waren met het aannemen van ondersteunend personeel, maar nu ze een paar jaar achter elkaar gegroeid zijn, komen ze tot de conclusie dat uitbreiding nodig is – en snel. We zien het aantal rollen over de gehele linie stijgen. In de Randstad zien we dat er veel nieuwe holdings bijkomen. Dit zijn grotendeels kleine kantoren die een office manager zoeken.

Wat verder opvalt is dat we een aantal jaren geleden zagen dat de functie van receptioniste steeds vaker uitbesteed werd. Daarin is nu een tegenbeweging zichtbaar. Dat komt omdat organisaties meer aandacht besteden aan een prettige ervaring voor zowel eigen werknemers als bezoekers, en vaste receptionistes betere service kunnen verlenen.’

Naar welke skills zijn hiring managers op zoek?

‘Hiring managers realiseren zich steeds meer dat een ster zijn in het ondersteunen van een team, en de administratieve zaken die daarbij komen kijken, een vak apart is. Dat maakt het lastig om de juiste mensen te vinden, vooral omdat veel organisaties vasthouden aan de eis van een hbo-diploma. Heel begrijpelijk, omdat de traditionele secretaresserol aan het verdwijnen is en men meer inhoudelijke taken krijgt. Zo verwacht een CFO als hij een contract krijgt dat zijn assistent al met de juridische afdeling gecheckt heeft of alles in orde is, en ook zelf de nodige kennis heeft om een eerste screening te doen.

Een andere uitdaging qua skills is de combinatie van de Nederlandse en Engelse taal. In deze rol is het vaak belangrijk om het Nederlands vlekkeloos te beheersen, om bijvoorbeeld e-mails vanuit het management te kunnen sturen. Bij internationale organisaties is het Engels net zo belangrijk. Voor expats, die na hun verhuizing naar Nederland vaak starten in een support functie, is het contact met officiële instanties een drempel, omdat daarvoor vaak Nederlands gesproken moet worden.

Als laatste, maar zeker niet minder belangrijk: technische skills. Omdat de support rol steeds breder wordt, helpen secretaresses en andere support medewerkers ook met het installeren van computers, het instellen van telefoons en andere IT-gerelateerde zaken.’

Met welke vacatures worstelen werkgevers het meest?

‘Juridisch secretaresses zijn heel moeilijk te vinden. Voor deze functie zijn zowel een specifieke opleiding als extreem sterke administratieve vaardigheden een vereiste. Iemand die zijn hbo-rechten studie afrondt heeft vaak niet de ambitie om voor lange tijd in deze functie te werken, wat zorgt voor een hoog verloop.’

Wat kunnen organisaties doen om aantrekkelijker te worden voor office support professionals?

‘Starters vinden het vooral belangrijk om snel verticale stappen te maken en hoger op de ladder te komen. Daarnaast zijn erkenning en gezelligheid enorm belangrijk. Ze houden van mensen en willen voor een leuk team werken. We zien soms dat kandidaten teleurgesteld zijn na een sollicitatiegesprek, terwijl de hiring manager graag een contract wil aanbieden. Maar als het sollicitatieproces rommelig en onpersoonlijk is, dan voelt het voor support mensen vaak niet goed.

Gemak en flexibiliteit zijn ook veelgehoorde eisen, en dan vooral de bereikbaarheid met het openbaar vervoer of parkeermogelijkheden, parttime werken en thuiswerken. Met name op het gebied van thuiswerken zien wij dat veel werkgevers nog vrij terughoudend zijn.’  

Meer informatie

Wil je meer weten over arbeidsmarktontwikkelingen en salarissen in office support? Vraag dan de Walters People Salary Survey 2020 aan. Bekijk ook onze vacatures voor oficce support medewerkers.

WP_Website_vFA

Webinars

»
WP_Website_vFA

Vacature uploaden

»

Salary survey 

»