Zo plan je jouw werkdag optimaal

Voel jij je vaak overweldigd bij het vooruitzicht van weer een nieuwe werkdag? Weet je niet hoe je jouw groeiende to-do lijst door moet komen en puilt je inbox uit? Hier zijn drie simpele tips die jou kunnen helpen met het managen van je dag. Bonus: we geven ook nog enkele adviezen over hoe je je inbox bij kan houden.

1. Maak een lijst met doelstellingen

Begin je dag met het maken van een to-do lijstje van dingen die diezelfde dag nog gedaan moeten worden. Knip grote taken op, zodat je het overzicht houdt en door de dag heen lekker dingen weg kan strepen. Zo creëer je rust in je hoofd en loop je aan het eind van de werkdag met een tevreden gevoel de deur uit.

2. Bepaal welke taken prioriteit hebben

Als je je taken voor de dag eenmaal in kaart hebt gebracht, is de volgende stap om ze op volgorde te zetten. De meest urgente taken komen bovenaan te staan. Dit zijn taken die absoluut zo snel mogelijk gedaan moeten worden, bijvoorbeeld omdat mensen niet verder kunnen met hun eigen werk tot ze jouw input hebben. Daarna komen de to-do's waar je een grote impact mee maakt. Het kan verstandig zijn om ingewikkelde taken aan het begin van de dag te plannen, als dat het moment is dat jij op je scherpst bent. Aan het eind van de dag boek je wat ruimte in je agenda voor wat simpele taken, bijvoorbeeld repetitieve administratieve klusjes.

3. Neem genoeg pauzes

Natuurlijk is het ook belangrijk om genoeg tijd te reserveren om tot rust te komen. Gun jezelf een welverdiende pauze en loop een blokje om, doe stretchoefeningen of maak een praatje met een collega. Hoewel pauze nemen tijd kost, zal de gereserveerde tijd zich dubbel en dwars uitbetalen. Doordat je jouw energielevel op peil houdt, kun je de hele dag gefocust blijven en werk je een stuk efficiënter.

Nu je jouw werkdag georganiseerd hebt, vind je hier nog vier ideeën die je helpen om je inbox beter bij te houden en zo je productiviteit te verhogen.

Inobx: Is het echt nodig om deze mail te versturen?

Stel jezelf deze vraag voor het schrijven van iedere e-mail. In veel gevallen kan de informatie ook face-to-face of via een telefoontje gegeven worden. Zo kijk je gelijk even weg van je scherm en onderhoud je het contact met collega's.

Inbox: Voorkom ellenlange teksten

Wat wil je dat de ontvanger onthoudt na het lezen van de mail? Houd emails zo kort mogelijk (maar natuurlijk wel vriendelijk) en bespaar jezelf én de lezer zo waardevolle tijd. Deel je mail zo in dat de belangrijkste informatie bovenaan staat. Zo ziet de ontvanger in één oogopslag waar de mail over gaat.

Inbox: Denk na over hoe je de CC gebruikt

Veel mensen gebruiken de CC-functie zonder dat dit echt nodig is. Het gebruik van CC is voornamelijk bedoeld voor het geven van informatie en niet handig wanneer het de bedoeling is dat degene in de CC daadwerkelijk actie onderneemt. Sommige mensen stellen hun inbox zo in dat CC emails direct doorgezet worden naar een aparte folder.

Inbox: Voeg een deadline of call to action toe

Het toevoegen van een deadline of call to action aan een e-mail (bijvoorbeeld door deze een ‘high importance’ vinkje te geven tijdens verzending) is erg handig voor de ontvanger. Degene voor wie de mail is bedoeld weet dan dat de mail haast heeft en kan voorrang aan jouw email geven.

Meer informatie?

Wil je beter worden in planning en time management? Als je via Walters People een baan vindt dan krijg je toegang tot de Walters People Academy, waar je gratis cursussen kunt volgen om deze en andere skills te verbeteren.