Zo word je een pro in Excel: tien handige hacks

Voorkomen van vakantiestress

Of je nu werkt in finance, office support of HR, de kans is groot dat je regelmatig een spreadsheet in elkaar moet zien te draaien. Hoewel de basis van Microsoft Excel niet zo moeilijk is, zijn er maar weinig mensen die het programma tot in de puntjes beheersen. Daarom bieden wij via de Walters People Academy verschillende Excel trainingen aan. Om je alvast op weg te helpen, hebben we tien Excel hacks op een rijtje gezet. 

Hack #1: sneltoetsen 

Door sneltoetsen te gebruiken, kun je jezelf ontzettend veel tijd en frustratie besparen. En zijn honderden verschillende mogelijkheden, maar dit zijn de belangrijkste:

  • Alle geselecteerde cellen automatisch samenvoegen: ALT + =.
  • Een cel met formule selecteren en direct zien naar welke cellen wordt verwezen door de formule: Ctrl + [.
  • Een rand toevoegen aan één of meerdere cellen: Ctrl + Shift + &. 

Hack #2: alle cellen in één klik selecteren

Wil je honderden, of zelfs duizenden rijen en kolommen tegelijk selecteren? Geen probleem! Voorkom vingerkramp en een muisarm, en klik simpelweg op het grijze driehoekje in de linker bovenhoek van je spreadsheet. Wanneer je het driehoekje aanklikt, worden alle cellen van je dataset in één keer geselecteerd. 

Hack #3: verander het formaat van kolommen

Niets is irritanter dan tekst die niet in een cel past. Wie probeert om iedere cel individueel van formaat te laten veranderen door te klikken en te slepen met de muis, is behoorlijk lang bezig. Gelukkig is er ook een snellere manier: beweeg je cursor naar de rechterzijde van de kolom die je van formaat wilt laten veranderen, en wacht tot er een symbool verschijnt van twee pijltjes. Versleep deze naar rechts, en maak zo in één keer de gehele kolom breder.  

Hack #4: een nieuwe regel starten binnen een cel

Wie enige ervaring heeft met Excel, weet dat je niet simpelweg op enter kunt klikken om een nieuwe regel te starten. Wanneer je dit doet, typ je verder in de volgende rij, in plaats van op een nieuwe regel binnen dezelfde cel. Om een nieuwe regel toe te voegen in een cel, selecteer je de cel en toets je vervolgens Alt + Enter in. Dankzij deze sneltoets typ je gemakkelijk door op een nieuwe regel, binnen een bestaande cel.  

Hack #5: percentages toevoegen aan een hele kolom

Stel dat je een hele kolom hebt vol met getallen die allemaal een percentage aangeven, maar vergeten bent om achter ieder individueel getal een % teken te zetten. Geen reden tot paniek! Selecteer de gehele kolom en typ vervolgens Cltr + Shift + % in. Met deze simpele truc wordt de hele kolom ineens weergegeven in procenten. 

Hack #6: naar het begin van de spreadsheet zonder scrollen

Wie wel eens gewerkt heeft met een grote dataset weet hoe ontzettend lang het kan duren om helemaal naar het einde van de sheet te scrollen, én vervolgens weer terug. Om te voorkomen dat het scrollwiel van je muis afbreekt, kun je gelukkig de volgende hack gebruiken: houd de Ctrl toets ingedrukt en klik twee keer op het pijltje naar boven. Zo springt je cursor direct weer terug naar het begin van je data.  

Hack #7: kopieer je spreadsheet naar Word

Het kopiëren van een spreadsheet van Excel naar Word is een stuk makkelijker dan je misschien zou denken. Selecteer het gedeelte van de spreadsheet dat je in Word wilt hebben, en klik op Ctrl + C. Ga vervolgens naar je Word document en klik op je rechter muisknop, waarna je de optie ‘Paste special’ selecteert. Klik daarna op ‘Microsoft Office Excel Worksheet Object’, en voilà: de spreadsheet verschijnt in je Word document. Bij de nieuwste versie van Word is het zelfs nog makkelijker, hier hoef je niet eerst op ‘Special Paste’ te klikken, maar kun je direct de optie ‘Link & Use Destination Styles’ selecteren, waarna de Excel sheet direct naar Word gekopieerd wordt. 

Hack #8: voeg meerdere rijen of kolommen toe

Wanneer je tientallen rijen of kolommen wilt toevoegen, is het zonde van je tijd om dit allemaal één voor één te doen. Dankzij deze hack kun je in een paar klikken meerdere rijen toevoegen. Selecteer eerst het aantal rijen of kolommen dat je wilt invoegen, bijvoorbeeld vier, en klik dan op je rechter muisknop en selecteer ‘insert’. Voor je het weet heb je vier nieuwe rijen om te vullen met data. 

Hack #9: sleep formules naar andere cellen

Als er één onderdeel is van Excel waar veel mensen moeite mee hebben, dan is het de formules. Toch kunnen ze behoorlijk handig zijn, mits je weet hoe je kunt gebruiken. Als je eenmaal de moeite hebt gedaan om een formule samen te stellen in Excel, kun je deze heel gemakkelijk naar andere cellen slepen of kopiëren. Excel wijzigt hierbij ook nog eens zelf de celverwijzingen voor je, zodat je hier geen extra aandacht aan hoeft te besteden. Selecteer simpelweg de formule en houd Ctrl + C ingedrukt. Plak de formule daarna in een nieuwe cel, door deze te selecteren en op Ctrl + V te klikken. 

Hack #10: identificeer en verander waardes

Kom je er ineens achter dat je meerdere keren een 0 hebt ingevuld, terwijl dit eigenlijk een 1 moest zijn? Gelukkig hoef je in zo’n geval niet je hele dataset af te scrollen op zoek naar nullen. Gebruik de ‘Find and Replace’ functie om dit gemakkelijk aan te passen. Selecteer de cellen waarin je wilt zoeken, en klik op Ctrl + F. Vervolgens verschijnt er een popup scherm waarin je de waarde kunt invullen die je wilt opsporen, en de waarde waarin je deze wilt veranderen - in dit geval dus de 0 en de 1. 

Meer informatie

Wil je een expert worden in Excel of Microsoft Office? Volg dan één van de trainingen binnen de Walters People Academy, zoals Microsoft Office, Excel, of Excel Advanced. 

recruitment advies 

Read more »