Het aanbod in kantoor-ondersteunende functies zoals secretaresses, office managers en receptionistes heeft door de coronacrisis een flinke dip gehad. Er is in de maanden april en mei dit jaar een halvering van het aantal vacatures te zien ten opzichte van februari en maart*. Op dit moment laat de arbeidsmarkt voor deze beroepsgroep de eerste tekenen van herstel zien. Ook zorgt de corona-crisis voor een aantal nieuwe ontwikkelingen, zoals de opkomst van virtuele assistenten. Nicole Linneman, gespecialiseerd in de bemiddeling van management support professionals, deelt haar bevindingen.

Welke ontwikkelingen heb jij de afgelopen tijd gezien binnen de arbeidsmarkt voor office support medewerkers?

‘Door de coronacrisis is er een sterke daling geweest in het aantal office support vacatures. Veel kantoren waren gesloten en office managers en receptionistes konden hun gebruikelijke werkzaamheden daardoor niet meer uitvoeren. Daarnaast pakten managers de taken van hun assistenten zelf op, om kosten te besparen, waardoor ook het aantal vacatures voor PA’s en management assistenten daalde.

Voor functies gericht op het ondersteunen van juristen blijft het aantal vacatures stabiel. Juristen kunnen door de hoge werkdruk niet zonder de inhoudelijke kennis van een juridisch assistent.

Ondertussen veranderen de werkzaamheden van receptionistes en office managers. Ze zullen zich nu meer bezighouden met de nieuwe manier van werken en moeten ervoor zorgen dat bepaalde coronamaatregelen op kantoor gehandhaafd worden.’

Wat zijn jouw verwachtingen voor de komende periode?

‘Ondanks de grote klap die we in vacatureland hebben gezien, zie ik de toekomst zeker niet somber in. Ik merk dat organisaties langzaam beginnen te wennen aan het werken op afstand en dat ook het aantal vacatures voor ondersteunende functies weer voorzichtig aantrekt. Vooral binnen de vastgoed-branche zien wij een duidelijke groei in vacatures. Dit heeft onder andere te maken met een wijziging in belastingregelgeving, die veel administratieve werkzaamheden met zich meebrengt.

De opkomst van de virtual assistant is ook een interessante ontwikkeling. Een virtual assistant is – in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden – geen robot, maar een personal assistant die nooit op kantoor werkt. Zo sprak ik laatst een management assistent die een organisatie gaat ondersteunen terwijl ze in een camper rondreist door Scandinavië. Het traditionele beeld van een personal assistant is iemand die altijd fysiek naast de directeur aan het werk is. Door de laatste ontwikkelingen op zowel technologisch gebied als het werken op afstand verwacht ik dat veel organisaties een veel soepelere houding ten opzichte van de virtual assistant zullen krijgen.’

Vragen werkgevers nu andere kwaliteiten dan voor de corona-crisis?

‘Het aanbod van support professionals is nu zo groot, dat bedrijven vooral de klik met de sollicitant heel belangrijk vinden. Ook wordt er meer flexibiliteit van sollicitanten verwacht, zowel binnen het sollicitatieproces als tijdens de inwerkperiode. Sollicitatiegesprekken vinden vaak virtueel plaats. Als ze wel op kantoor zijn, dan is het mogelijk dat een sollicitant niet alle gesprekspartners op één dag kan ontmoeten, doordat de bezettingsgraad op de meeste kantoren laag gehouden wordt. Veel organisaties hebben inmiddels ook een volledig online onboarding programma opgezet.

Verder zie je dat er flexibiliteit van sollicitanten wordt verwacht met betrekking tot het salaris. Organisaties kijken opnieuw naar de budgetten, en dit is mogelijk terug te zien in het salaris. Het is mijn taak als consultant om ervoor te zorgen dat beide partijen tevreden uit de salarisonderhandeling komen.’

Welke tip geef je sollicitanten?

‘Kijk rond in je eigen netwerk, veel mensen vinden op die manier een nieuwe baan. Zorg dat je LinkedIn-profiel up-to-date is en dat er een professionele profielfoto op staat. Pas voor elke sollicitatie je cv aan, zodat het gericht is op de vacature waar je op solliciteert. Daarnaast kan je contact opnemen met een recruitmentorganisatie. Zij hebben een groot netwerk en kunnen met een brede blik kijken naar het soort functie en organisatie die bij jou past.’

Wat geef je werkgevers mee in hun zoektocht naar nieuw personeel?

‘Kijk vooral naar de persoonlijkheid van de sollicitant en of die een goede aanvulling vormt op het team en de organisatie. Schets in sollicitatiegesprekken een helder beeld van de verwachtingen: ‘Wat verwacht je van de nieuwe medewerker?’ ‘Hoe ziet een werkdag eruit?’ en ‘Strookt dit met de verwachtingen van de nieuwe medewerker?’. Ook raad ik juist in deze markt aan om te starten met een flexibel contract. Dit biedt organisaties de kans om een langere periode te kijken of ze de juiste keuze hebben gemaakt. Ook biedt een tijdelijk contract op financieel vlak meer flexibiliteit, dat is wel zo prettig in een economisch turbulente tijd.

Het is voor werkgevers goed om te weten dat ondersteunend personeel veel waarde hecht aan een prettige werksfeer. Geef ze blijk van waardering en bevestiging, juist op afstand. Verder is het belangrijk om hen te vragen waar ze zelf ondersteuning bij kunnen gebruiken. Misschien hebben ze behoefte aan meer training, bijvoorbeeld met betrekking tot de omslag naar werken op afstand. Zo kunnen zij zich ontwikkelen in hun functie en collega’s beter ondersteunen.’

Meer informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Nicole Linneman via nicole.linneman@walterspeople.nl of 020 7969 040. Bekijk ook onze personal assistant vacatures.

*Bron: Jobfeed

Carrière advies

»

Bij ons werken

»