Office Manager

Voor een internationale organisatie in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Office Manager die het team komt versterken. Haal jij energie uit het ondersteunen van een team en ben je communicatief vaardig en 40 uur per week beschikbaar? Lees dan snel verder.

HOE ZIET EEN DAG ERUIT?

Als Office Manager zul je nauw samenwerken met andere leidinggevenden binnen de verschillende teams over kantoorbeheer op een strategisch vlak meedenken. Je bent verantwoordelijk voor het zorgdragen voor de juiste implementatie van procedures door deze aan te passen aan pragmatische en operationele behoeften, zonder daarbij structuur en efficiëntie uit het oog te verliezenJe zult toezicht houden en de tevredenheid van klanten en gasten waarborgen. In deze rol wordt van jou verwacht dat je proactief initiatief neemt om voortdurend te streven naar verbetering. Aangezien het een internationale organisatie is, is het belangrijk dat je vloeiend Nederlands & Engels spreekt. Andere werkzaamheden zijn:

• Klanten ontvangen
• Zelfstandig oppakken van correspondentie, telefoon- en emailverkeer
• Voorbereiden en uitwerken van presentaties
• Openen, sorteren en archiveren van dossiers
• Ontwikkelen en implementeren van managementinformatie en rapportages over kantoorbeheeractiviteiten en prestaties voor diverse belanghebbenden
• Contractbeheeradministratie onderhouden en actueel houden
• Ondersteuning bieden aan Teamleiders bij operationele en contractuele kwesties met leveranciers, inkooporders, facturering en operationele prestatiebeoordelingen
• Creëren van inkooporders in het POTS-systeem, uitgaven bewaken en potentiële veranderingen in behoeften voorspellen
• Ondersteuning bieden aan projecten van Kantoor Specialisten, zoals marktonderzoek, het opstellen van specificaties voor RFP's en het beheren van contracten en zakelijke cases
• Opstellen van contracten, organiseren van juridische beoordeling en goedkeuring van belanghebbenden

ONS AANBOD

• Een toffe werkplek in Hartje Amsterdam
• Als Office Manager verdien je een goed salaris van minimaal €3.000 tot €4.200 o.b.v. 40 uur, afhankelijk van ervaring
• Reiskostenvergoeding van €0.21 per kilometer of 100% OV vergoed
• Een uitdagende functie met de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen
• Een gezellige en informele werksfeer met betrokken collega's
• Mogelijkheden voor opleidingen en trainingen
• Een internationale organisatie met korte lijnen en open cultuur
• Toegang tot de Walters People Academy.

JOUW PROFIEL

• HBO werk en denk niveau of een afgeronde MBO 4 in de richting van Office Management
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
• Relevante werkervaring als office assistent of soortgelijke rol is mooi meegenome
• Initiatiefrijk, proactief en praktisch ingesteld, met uitstekende communicatie- en netwerkvaardigheden
• Je bent nauwkeurig met oog voor detail; analytisch en beschikt over accurate en organisatorische vaardigheden
• Servicegericht en klantgericht: begrijpen van vragen van individuen en bieden van oplossingen voor verschillende (ad-hoc) verzoeken
• Kennis van contractbeheer en het onderhouden van commerciële relaties
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal
• Uitgebreide kennis van de Microsoft Office Suite, met specifieke nadruk op Excel en PowerPoint, en sterke administratieve vaardigheden
• Begrip van FMIS- en P2P-processen en -systemen

DE ORGANISATIE

De organisatie is gevestigd in Amsterdam en is een online platform dat wereldwijd accommodaties aanbiedt, variërend van hotels en appartementen tot vakantiehuizen. Ben jij de nieuwe Office Manager? Twijfel dan niet en solliciteer direct!